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28
janv.
2012
Gestion d'une mailing list
Technique - par Goufalite - 1432 hits

Aujourd'hui, une journée ordinaire pour un développeur d'applications dans une SSII : reprise d'outils, tests et validations, étude du besoin. C'est sans compter le collègue d'en face qui raccroche son téléphone et pousse un petit soupir.

- Bon Claude, on doit contacter par mail 3000 personnes pour leur demander des informations.
- Ça roule! Je fais un script qui envoie un mail personnel à chaque personne avec un lien qui pointe vers un site en interne proposant un formulaire avec les données requises qui remplira une base de données facilement exploitable...
- Euh... C'est un peu compliqué... Écoute j'ai préparé un modèle de mail et les gens pourront y répondre directement en nous le transférant grâce à un compte mail générique.
- Mais les réponses on les récupère comment? En lisant les mails?
- Ouais!
- 3000 mails?
- Euh... Ouais!

Je ne suis qu'à moitié étonné, après tout je travaille dans une SSII. Mais fort de cette expérience je vais vous proposer de mettre en place des bases pour bien gérer une mailing list.

Format de sortie, pensez à vos collègues!

Que vous soyez stagiaire ou non, pensez au format dont vous allez exporter les résultats. Cool vous avez fait une base de données MySQL sans interface parce que vous tattez le SQL, mais vos collègues sont peut-être restés sous Excel, Access ou autres. Demandez-leur le format de sortie (Excel, ordre des colonnes,...), discutez des premières réponses reçues et envoyez-leur des versions progressives.

Créer un filtre de messagerie et une adresse générique

Félicitations vous avez 100 réponses, et elles sont toutes à la racine de la boîte de réception... Il faudrait donc créer une règle pour déplacer les mails dans le dossier qui va bien. La règle de filtrage est simple : le sujet de votre mail, car il y aura automatiquement des RE: avant qui ne pourront pas être filtrés dans un projet international (AG: AW:,...). On pourra ensuite mettre manuellement les messages redirigés ou particuliers dans le bon répertoire. Si possible privilégiez un compte commun ou générique (support, liste,...) pour que les réponses tombent dans un environnement accessible à d'autres collèges qui pourront continuer le traitement des réponses en votre absence.

Faîtes des vagues!

Je vous le disais avant, quand on envoie un mail à plein de personnes, les gens vont voir l'adresse des autres destinataires, et enrichir une machine à spam. Je vous avais donc conseillé de mettre les gens dans le champ Ccc (copie cachée) afin que les adresses ne se voient pas. Inconvénients : un utilisateur inexpérimenté pensera que le mail ne lui est pas destiné, et s'il est transféré vous ne connaîtrez pas l'expéditeur de base. Le principe de la vague d'envoi est d'envoyer les mails en masse d'abord à une cinquantaine de personnes, puis 100, puis 200 afin de connaître l'origine des réponses et éventuellement gérer les réponses, on y viendra plus tard.

L'idéal absolu est bien sûr de faire un script qui envoie nominativement à chaque personne une par une le mail, ainsi le destinataire se sentira concerné et recevra le mail avec plus de considération.

Ceci n'est pas du phishing

Rappel de la définition du hameçonnage, un utilisateur qui recevra un mail lui demandant des informations, il va se méfier... il faut donc le mettre en confiance, mais c'est justement ce font les créateurs de ce genre de mail! Fort heureusement nous sommes dans une architecture d'entreprise. Je vous propose donc les solutions suivantes :

  • mettez une signature conséquente en bas du mail, une adresse physique, un contact, (soyons fous!) un numéro de téléphone
  • mettez dans le champ Cc l'adresse mail d'un responsable, de l'initiateur de la demande. Ainsi quand un utilisateur ne comprendra pas la question, il lui demandera directement

Bien entendu répondre rapidement aux utilisateurs suspicieux en leur donnant vos coordonnées ou celles de votre responsable. L'envoi par vague vous permettra de gérer statistiquement les gens se méfiant de ce genre de mail.

Faîtes des jeux de tests

Au début n'envoyez votre mail qu'à certains personnes ciblées (département de travail, zone géographique,...) afin de voir comment ils vont répondre au mail. Cela va vous permettre de :

  • adapter votre mail pour qu'il soit plus compréhensible
  • voir où se trouve la réponse de l'utilisateur
  • gérer les cas inattendus : plusieurs réponses, absence,...

Ainsi vous pourrez commencer à remplir tranquillement le fichier de sortie, en adaptant le format choisi au début.

Vérifiez vos résultats

Faîtes des requêtes ou des formules pour tester les éventuels doublons, la pérennité et la conformité des données fournies. Il serait intéressant de faire ces contrôles pendant la récolte des informations afin d'intercepter une anomalie rapidement.

Bilan

Voilà, vous avez quelques astuces pour bien gérer votre mailing list! Bien sûr pensez à adapter ces règles et en poser de nouvelles en fonction de votre contexte de travail. Le plus important est de discuter du format de sortie et de proposer un script automatique avec formulaire pour faciliter le travail de tout le monde.


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Rédacteur et programmeur principal du Goufablog. Ingénieur de profession et avide de connaissances technologiques et scientifiques il partage son savoir à travers ces différents articles. Plus de renseignements sur la page de contact.
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Tags : générique, list, mail, mailing, script, spam
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